Світлана Шарагова – керівниця навчального відділу. Працювати у Чернівецькому РЦПК вона почала з 1999 року, спочатку – на посаді методиста, а вже у 2003 році очолила навчально-організаційний відділ. Згодом, після реорганізації та зміни назви структурного підрозділу, продовжила роботу як керівник навчального відділу.

За цей час, розповідає Світлана Петрівна, змінювалися підходи до організації навчання, розширювалося коло завдань, з’являлися нові форми професійного розвитку, змінювалися вимоги до державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування. Проте суть роботи була і залишається незмінною: потрібно організувати навчальний процес так, щоб слухачі отримували необхідні для своєї щоденної роботи знання, а навчання відповідало реальним потребам публічної служби.

Планування та організація навчання

Одним із важливих напрямів нашої роботи є вивчення потреб – з’ясування того, яких саме знань і навичок сьогодні потребують державні службовці, посадові особи місцевого самоврядування та депутати. Для цього ми постійно підтримуємо зв’язок із кадровими службами органів влади та місцевого самоврядування, листуємося, обмінюємося інформацією, обговорюємо актуальні потреби. Саме кадрові служби добре бачать, з якими питаннями працівники стикаються у своїй щоденній роботі, які зміни потребують додаткових роз’яснень і за якими напрямами необхідне навчання.

На основі цих потреб ми формуємо план-графік навчання. По суті, це план роботи Центру на рік у частині професійного розвитку: у ньому визначається, які програми будуть діяти, для кого вони призначені, коли відбудеться навчання і скільки слухачів зможуть його пройти.

План-графік погоджується із засновниками Центру – Чернівецькою обласною державною адміністрацією та Чернівецькою обласною радою, а також із Національним агентством України з питань державної служби.

Зазначу, що навчання потрібне не лише для того, щоб люди просто отримали нові знання. Для державних службовців підвищення кваліфікації є ще й частиною професійного розвитку та щорічного оцінювання. Тому важливо, щоб люди заздалегідь бачили, які можливості для навчання є протягом року, і могли спланувати свою участь. Саме для цього ми надсилаємо план-графік кадровим службам, розміщуємо інформацію на сайті, у соцмережах, щоб кожен міг ознайомитися і визначитися, де та коли буде підвищувати свою кваліфікацію.

Навчання для державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування області проводиться безкоштовно, оскільки відповідні видатки передбачені у кошторисі Центру. Інша ситуація з територіальними управліннями центральних органів виконавчої влади, які фінансуються з державного бюджету. У таких випадках навчання може проводитися на замовлення установи та за її кошти. Центр укладає відповідний договір і організовує навчання відповідно до потреб замовника.

Методична робота та взаємодія з викладачами

Окремий напрям роботи навчального відділу – організація взаємодії з викладачами та науково-педагогічними працівниками. Ми підтримуємо ділові контакти з навчальними закладами, структурними підрозділами органів влади та органами місцевого самоврядування. Це дає можливість залучати до навчання не лише науковців і викладачів, а й практиків – людей, які безпосередньо працюють у певній сфері та можуть поділитися власним досвідом.

Важливою частиною цієї роботи є методичне забезпечення навчання. Викладач, який проводить заняття, не просто приходить до аудиторії з готовою лекцією. Для кожної програми потрібно визначити зміст, теми, очікувані результати навчання, підібрати відповідні матеріали та форми роботи зі слухачами.

Програми підвищення кваліфікації ми погоджуємо з Національним агентством України з питань державної служби, після чого Центр може організовувати навчання за ними. Після цього починається вже безпосередня організація навчального процесу: потрібно сформувати групу, скласти розклад, організувати реєстрацію слухачів, вести облік відвідування, забезпечити взаємодію з викладачами та вирішувати всі поточні організаційні питання. Саме координація цієї роботи є одним із ключових завдань керівника навчального відділу.

Консультативно-методична підтримка

Важливою частиною нашої роботи є консультативно-методична підтримка. Якщо говорити простими словами, це постійна допомога у виборі та організації професійного навчання. До Центру можуть звернутися кадрові служби, керівники структурних підрозділів чи самі працівники, коли їм потрібно з’ясувати, яке навчання буде доречним, яка програма відповідає їхній посаді чи професійним потребам, коли можна пройти навчання або як організувати його для певної групи працівників.

Ми спілкуємося, уточнюємо потребу, пропонуємо можливі варіанти. Якщо йдеться про навчання для групи працівників, можемо допомогти визначити формат, програму, залучити відповідних викладачів. Така підтримка особливо важлива тоді, коли змінюється законодавство, з’являються нові вимоги до роботи публічних службовців або виникають нові професійні потреби. У таких випадках Центр може швидше реагувати на запит і запропонувати відповідний формат навчання.

Організаційна та аналітична робота, діловодство

Навчальний процес неможливий без належного організаційного забезпечення. Наш відділ готує звіти, інформації, довідки про проведені заходи й виконану роботу Центру, бере участь у плануванні діяльності установи, розробленні річних та квартальних планів.

Окремий великий пласт роботи – діловодство. Підготовка документів, їх погодження, контроль за виконанням, підготовка наказів і листів, реєстрація вхідної та вихідної документації  тощо – усе це входить до функцій відділу.

Не менш важливим є ведення архіву: облік, збереження та впорядкування документів, організація користування архівними матеріалами та передача справ відповідно до встановлених вимог.

Тому можна сказати, що ми відповідаємо не лише за сьогоднішню роботу Центру, а й допомагаємо зберігати його професійну історію. Адже за документами, які сьогодні здаються звичайною щоденною роботою, через роки можна буде відтворити, як змінювався Центр, його діяльність і сама система професійного розвитку публічних службовців.

Команда навчального відділу

Результативність роботи відділу неможлива без команди. За 30 років змінювалися люди і підходи до роботи, проте командна взаємодія завжди залишалася основою. У нас невелика команда, але ми настільки добре знаємо роботу одне одного, що часто розуміємося буквально з півслова. Кожен знає свої завдання, тому не потрібно постійно нагадувати чи контролювати – ми просто працюємо синхронно.

І, звичайно, я говорю не лише про наш відділ. Увесь Центр працює як команда. Кожен знає, хто за що відповідає, до кого можна звернутися, хто і чим може допомогти. І коли виникає якесь питання, ми не ділимо його на «це моє, а це не моє» – просто допомагаємо одне одному. Саме завдяки такій взаємодії й вдається нормально організувати всю нашу роботу.